Uma pilha de papéis em casa, uma montanha de documentos no trabalho - cada um de nós conhece essa imagem impressionante, literal e figurativamente. Além disso, não é a pior visão. A pior parte é que você não consegue encontrar o documento que você tanto precisa. E a partir daqui é apenas um passo do estresse e nervos desnecessários. É por isso que a equipe do Google preparou dicas práticas para você, graças às quais você colocará seus documentos em ordem de uma vez por todas, evitará o estresse e dará mais ordem à vida. Aqui está o nosso pequeno guia sobre como classificar seus documentos.
Dicas práticas de como organizar documentos em casa e no trabalho.
Livre-se da desordem nos documentos de uma vez por todas.
Ao limpar seus documentos, considere se você pode começar a receber algum deles em formato eletrônico, por exemplo, extratos bancários. Dessa forma, você reduzirá a quantidade de papel desperdiçado e possivelmente economizará também nas despesas bancárias.
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Segregação de documentos - acessórios úteis
Não é suficiente classificar os papéis corretamente. Você então tem que organizá-los e armazená-los para que você possa sempre encontrar facilmente a carta ou a conta que está procurando. Portanto, antes de iniciar a limpeza, prepare todos os acessórios necessários:
- pastas ou pastas,
- caixas de papelão, por exemplo, para sapatos
- clipes e clipes de papel,
- autocolantes/etiquetas,
- canetas hidrográficas e uma caneta,
- Camisetas para documentos (muito!),
- grampeador, perfurador,
- notas pegajosas amarelas,
- aglutinantes.
Segregação de documentos - divisão em categorias
Depois de ter todos os acessórios necessários prontos, pense em quais categorias você dividirá seus documentos. Para que você não perca nada, escreva uma lista deles em um pedaço de papel. Abaixo você encontrará nossas sugestões para as categorias mais populares. Para alguns, vale a pena introduzir uma divisão em documentos relativos a cada membro da família.
Aqui está nossa sugestão para categorização:
- Imobiliário: contratos de seguro, faturas, escrituras notariais, contratos de energia, gás, fornecedores de Internet, notificações da associação de habitação, etc.
- Finanças: contratos e correspondência com bancos, contratos de empréstimo, extratos de contas, documentos relativos à Instituição de Seguro Social, documentos da Repartição de Finanças, etc.
- Carro: contratos de seguro, contas de reparo, documentos do carro, etc.
- Documentos comerciais (se você administra uma empresa): faturas, contratos etc.
- Compras: contas, garantias, etc.
- Saúde: fichas de vacinação, resultados de exames, encaminhamentos etc.
- Trabalho: certificados de trabalho, contratos de trabalho, certificados, diplomas, pareceres.
- Educação: diplomas, certificados.
- Documentos pessoais: certidões de nascimento, certidões de casamento, certidões de óbito, documentos judiciais, procurações, etc.
Comece a arquivar documentos em casa e no escritório
Anote o nome de cada categoria em uma folha separada. Coloque as páginas assinadas em sua mesa ou no chão - onde você estará arquivando os documentos. Preparar? Hora de começar a classificar. Vale também preparar um local para jogar fora papéis desnecessários, pois ao navegar com certeza você encontrará e tal. Se você limpar o escritório, coloque papéis desnecessários em uma trituradora, se estiver em casa - lembre-se de rasgá-los.
Organize os documentos
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Quando todos os documentos estiverem ordenados por categoria, coloque-os em pastas ou coloque-os em fichários. Aconselhamo-lo a organizar os seus documentos por ordem do mais antigo para o mais recente. Graças a isso, é mais fácil encontrar os mais atualizados e você manterá a ordem em seus fichários - da próxima vez, poderá adicionar mais documentos à frente.
Faça uma descrição detalhada
Finalmente, descreva os fichários e pastas - cole adesivos / etiquetas ou notas adesivas neles e assine-os. Resta apenas colocar em uma prateleira. Ufa. Preparar!
Organize documentos em tempo real
Para não perder tempo colocando cada novo documento ou notificação em um fichário, junte-os em um recipiente ou em uma caixa. Como a caixa deve caber em folhas A4, uma caixa de sapato será perfeita para essa função. Uma vez por semana (para documentos de trabalho) ou uma vez por mês (para documentos que você tem em casa), passe um quarto de hora colocando-os em uma pasta ou fichário adequado. Graças a isso, você pode facilmente manter a ordem no escritório e em casa, você se livrará do estresse e da bagunça!
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