Classifique documentos e limpe seu PC

As contas estão se acumulando na gaveta de baixo, você não consegue mais encontrar os dados do seguro do seu veículo ou está procurando desesperadamente por seus recibos de pagamento? Então é hora de colocar seus documentos em ordem. Descubra aqui como separar papéis e arrumar o seu PC para que você possa encontrar documentos importantes mais rapidamente no futuro.

Organizar documentos

Para lidar com o caos, você deve primeiro decidir sobre um sistema com o qual você pode organizar seus registros. Você deve projetar isso de tal forma que faça sentido para você. Os documentos mais importantes devem estar sempre ao alcance - os dados mais importantes devem, portanto, ser colocados no topo de cada pasta ou índice de cartão, onde você pode encontrá-los facilmente novamente. As dicas a seguir irão ajudá-lo a criar um sistema significativo.

• Crie categorias e organize o conteúdo cronologicamente: Crie pastas ou arquivos para diferentes áreas de assunto nas quais você pode organizar os documentos cronologicamente. Por exemplo, use uma pasta de trabalho para recibos de pagamento e contratos de trabalho, uma pasta de seguro para seguro automóvel, residencial e de vida e uma pasta bancária para extratos bancários e informações de conta. Na pasta do banco você coloca o extrato da conta mais antigo no verso, o mais recente na frente e assim por diante.
• Mantenha os dados de contato importantes juntos: Para que da próxima vez que você fizer sua declaração de imposto de renda não precise trabalhar em uma pasta inteira para encontrar o número de telefone do seu contador, você deve criar uma pasta adicional com todos os detalhes de contato importantes e o nomes de suas pessoas de contato.
• Criar compartimentos para novos documentos: use compartimentos para classificar a correspondência recebida para que você possa processá-la mais rapidamente depois. Portanto, pode fazer sentido criar um repositório para faturas recebidas e um repositório para todas as outras cartas e documentos. Isso economiza tempo ao classificar e arquivar documentos.
• Separe os papéis regularmente: quanto mais frequentemente você organiza e arquiva os novos documentos, menos esforço é necessário. Também evita que você pague contas atrasadas e perca prazos. Por exemplo, revise seus arquivos uma vez por semana e, em seguida, arquive-os.

Limpar computador

Os dados digitais também precisam ser classificados de tempos em tempos. Isso não apenas ajuda você a se orientar melhor em seu próprio PC, mas também faz com que seu computador funcione mais rápido e cria espaço de armazenamento adicional. Aqui está o que fazer quando você deseja limpar seu PC:

1. Primeiro, desinstale todos os programas que você não usa mais, que expiraram ou que você possui mais de um. Pergunte a si mesmo se você realmente precisa de três navegadores diferentes e se deseja jogar jogos antigos novamente.
2. Depois disso, você deve remover os arquivos temporários que os programas excluídos deixam para trás. Os sistemas operacionais mais recentes geralmente têm uma limpeza de disco que executa essa etapa automaticamente.
3. Em seguida, exclua todos os arquivos antigos que você não precisa mais.
4. Sempre que você limpa seu disco rígido, faz sentido desfragmentá-lo depois. Isso preencherá as lacunas deixadas pelos programas excluídos à medida que os dados restantes se aproximarem. Com discos rígidos mais recentes, os chamados Solid State Disks (SSD), isso não é mais necessário. Aqui o sistema operacional informa automaticamente ao disco rígido onde há espaço para novos dados, o que pode aumentar a velocidade de gravação.

Independentemente de ser um PC ou uma mesa - facilite sua vida classificando seus documentos e criando um sistema de arquivamento à prova de futuro. Isso agiliza tarefas desagradáveis como pagar contas e renovar seguro.