Como organizar melhor cartas, recibos e outros documentos

Você também às vezes sente que está se afogando em pilhas de papel nas quais não tem chance? Você não está sozinho! Em nossa equipe, sabemos como é difícil saber tudo o que passa pela nossa caixa de correio, e ainda mais em todo o caos para encontrar o único documento que precisamos. Por isso, nós do Google preparamos algumas dicas simples para você organizar sua correspondência e saber exatamente onde encontrá-la no futuro. Leia conosco como fazer.

O que você vai precisar para organizar a correspondência

Você pode usar uma variedade de materiais de escritório para organizar cartas, recibos e outros papéis - cabe a você o que achar mais conveniente e claro. Tente por exemplo:

- Grandes pastas de escritório com compartimentos marcados em cores diferentes.

- Quadros de avisos de cortiça nos quais pode fixar correspondência com alfinetes.

- Uma caixa grande apenas para correspondência, que você deseja arquivar indefinidamente. Você pode deixá-lo no sótão ou na garagem na maioria das vezes.

- Um local especial de fácil acesso para novas cartas que precisam ser classificadas (mesa na sala ou escritório, prateleira na cozinha, etc.)

Como classificar e-mails

Seja qual for o procedimento que você decidir, lembre-se de que o mais importante é que o sistema escolhido seja adequado para você e ajude a evitar derramamentos de papel em sua casa no futuro. Para combater o excesso de correspondência, siga estas etapas:

- Reúna toda a papelada que encontrar na casa e comece a separá-la.

- Limpe a mesa na cozinha ou no escritório e desdobre toda a papelada que precisa ser classificada.

- Divida cada carta, recibo e outro tipo de papel em categorias como: recibos e garantias de mercadorias, manuais de eletrodomésticos, prescrições de medicamentos e outros documentos médicos, contas de água e luz, cartas de familiares e amigos, extratos de conta, documentos de seguro, documentos importantes como certidões de nascimento e passaportes, e assim por diante...

- Recicle quaisquer documentos que você escolher descartar.

- Divida os documentos que você decidir guardar naqueles com os quais você precisa lidar em breve, que você pode adiar para mais tarde e que deseja arquivar indefinidamente.

- Crie um lugar especial para cada uma das três categorias. Mantenha a correspondência que você precisa lidar o mais rápido possível em um local claramente visível - por exemplo, em algum lugar da cozinha. Por outro lado, você pode deixar papéis que arquiva indefinidamente em uma caixa no sótão ou na garagem.

- Tente exibir ou pendurar cartas, cartões de aniversário e outras correspondências importantes para você em casa. Você também pode usar uma bela caixa de presente para armazená-los.

- Não se esqueça de rotular todas as categorias para que você saiba o que é e onde o que pertence no futuro.

- Crie uma cesta especial na porta da frente, na cozinha ou em outro local estratégico, que será destinada apenas à correspondência que acabou de chegar e da qual você deseja se livrar.

Como organizar a correspondência no futuro

Depois de lidar com a pilha de correspondência empilhada, será muito mais fácil no futuro garantir que sua correspondência não se acumule demais novamente. Para evitar isso, tente um dos seguintes truques:

- Se você receber mais correspondência em sua casa, sempre a divida entre os membros da família assim que a correspondência chegar e determine um local especial para as cartas para todos.

- Tente categorizar a correspondência assim que ela chegar. Você salvará seu trabalho mais tarde.

- Use um calendário ou lembrete em seu telefone para planejar quando você se sentar para a papelada que precisa de mais atenção.

- Considere mudar para correspondência eletrônica tanto quanto possível. Isso economizará seu tempo e o meio ambiente.

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